Làm việc từ xa đã trở thành xu hướng phổ biến, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Mô hình này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn và nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu, miễn là có kết nối Internet. Tuy nhiên, điều này cũng mở ra nhiều lỗ hổng về bảo mật. Khi nhân viên truy cập vào các hệ thống và dữ liệu nhạy cảm từ mạng không an toàn hoặc thiết bị cá nhân, nguy cơ bị tấn công mạng và mất mát dữ liệu gia tăng đáng kể.
Chính vì vậy, việc áp dụng các biện pháp bảo mật khi làm việc từ xa là vô cùng quan trọng để bảo vệ cả dữ liệu cá nhân và dữ liệu của tổ chức.
1. Bảo mật thiết bị cá nhân
a. Sử dụng mật khẩu mạnh và duy nhất
Một trong những biện pháp cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng là sử dụng mật khẩu mạnh. Mật khẩu mạnh bao gồm sự kết hợp của chữ cái viết hoa, viết thường, chữ số và ký tự đặc biệt. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ bị tấn công brute-force (tấn công dò mật khẩu).
- Lưu ý:
- Sử dụng mật khẩu dài ít nhất 12 ký tự.
- Không sử dụng mật khẩu cho nhiều tài khoản khác nhau.
- Thay đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất 6 tháng/lần.
- Sử dụng trình quản lý mật khẩu để lưu trữ và tạo mật khẩu an toàn.
b. Cập nhật phần mềm và hệ điều hành
Phần mềm lỗi thời là một trong những cửa ngõ dễ bị tấn công nhất. Các bản cập nhật phần mềm và hệ điều hành thường chứa các bản vá lỗ hổng bảo mật. Do đó, hãy đảm bảo rằng:
- Cập nhật hệ điều hành thường xuyên (Windows, macOS, Linux, v.v.).
- Cập nhật các phần mềm bảo mật như antivirus, firewall và trình duyệt.
- Kích hoạt tính năng tự động cập nhật cho các phần mềm quan trọng để không bỏ lỡ các bản vá bảo mật.
c. Mã hóa dữ liệu
Mã hóa là công nghệ giúp bảo vệ dữ liệu bằng cách biến đổi chúng thành một dạng không thể đọc được trừ khi có khóa giải mã. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các dữ liệu nhạy cảm.
- Mã hóa thiết bị lưu trữ như ổ cứng, USB, và các dịch vụ đám mây.
- Mã hóa email và tin nhắn khi gửi thông tin nhạy cảm.
- Sử dụng phần mềm mã hóa mạnh như BitLocker (cho Windows), FileVault (cho macOS), hoặc các công cụ mã hóa tệp tin khác.
d. Bảo vệ thiết bị vật lý
Khi làm việc từ xa, không phải lúc nào bạn cũng ở trong môi trường an toàn như văn phòng. Thiết bị cá nhân có thể bị mất hoặc bị đánh cắp, do đó cần phải bảo vệ thiết bị bằng các biện pháp sau:
- Sử dụng mật khẩu sinh trắc học (dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt) nếu có thể.
- Khóa thiết bị vật lý bằng mật khẩu mạnh.
- Sử dụng phần mềm theo dõi và xóa dữ liệu từ xa trong trường hợp thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp.
2. Bảo mật mạng khi làm việc từ xa
a. Mạng Wi-Fi an toàn
Mạng Wi-Fi gia đình hoặc công cộng có thể là một điểm yếu lớn trong bảo mật mạng. Dưới đây là những biện pháp để bảo mật Wi-Fi khi làm việc từ xa:
- Sử dụng mật khẩu mạnh cho mạng Wi-Fi của bạn, không để mặc định.
- Thay đổi tên mạng (SSID) để không tiết lộ loại thiết bị bạn đang sử dụng (ví dụ: không để mặc định như “TP-Link” hoặc “Linksys”).
- Sử dụng WPA3 hoặc ít nhất là WPA2 để mã hóa mạng Wi-Fi.
- Tránh sử dụng Wi-Fi công cộng. Nếu bắt buộc phải sử dụng, hãy chắc chắn kết nối thông qua VPN.
b. Sử dụng VPN (Mạng riêng ảo)
VPN giúp bảo vệ dữ liệu truyền tải qua Internet bằng cách mã hóa kết nối của bạn. Khi kết nối qua VPN, bạn tạo ra một “đường hầm an toàn” cho dữ liệu, ngăn chặn sự xâm nhập của hacker.
- Lợi ích của VPN:
- Mã hóa toàn bộ lưu lượng truy cập Internet, bảo vệ dữ liệu khỏi bị nghe lén hoặc đánh cắp.
- Che giấu địa chỉ IP thật, giúp bảo vệ quyền riêng tư.
- Đảm bảo an toàn khi kết nối qua mạng công cộng.
c. Firewall (Tường lửa)
Tường lửa là lớp bảo vệ đầu tiên giúp ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài vào thiết bị của bạn. Nó kiểm tra các luồng dữ liệu vào/ra thiết bị và chặn các truy cập không mong muốn.
- Thiết lập tường lửa trên cả thiết bị cá nhân lẫn mạng Wi-Fi gia đình.
- Cấu hình firewall sao cho chỉ cho phép các ứng dụng cần thiết truy cập Internet.
3. Thói quen làm việc an toàn
a. Cẩn trọng với email và liên kết
Phishing (lừa đảo qua email) là một trong những phương thức tấn công phổ biến nhất khi làm việc từ xa. Hacker thường gửi email giả mạo, yêu cầu người dùng cung cấp thông tin nhạy cảm hoặc nhấp vào liên kết độc hại.
- Không mở email từ người gửi không rõ ràng.
- Kiểm tra kỹ địa chỉ email và nội dung trước khi tải xuống tệp đính kèm.
- Không nhấp vào các liên kết không rõ ràng. Luôn kiểm tra liên kết trước khi nhấp bằng cách di chuột qua để xem URL thật.
b. Cảnh giác với lừa đảo
Lừa đảo trực tuyến không chỉ giới hạn ở email mà còn qua các tin nhắn SMS, cuộc gọi, và thậm chí các trang web giả mạo. Các chiêu thức thường gặp là yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân hoặc tài khoản ngân hàng.
- Không cung cấp thông tin cá nhân qua điện thoại hoặc email cho người không quen biết.
- Kiểm tra kỹ lưỡng URL của các trang web, đặc biệt khi thực hiện giao dịch tài chính hoặc mua sắm trực tuyến.
c. Sao lưu dữ liệu định kỳ
Sao lưu dữ liệu là một phần quan trọng của bảo mật khi làm việc từ xa. Bằng cách sao lưu dữ liệu thường xuyên, bạn có thể khôi phục dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp thiết bị bị mất hoặc bị mã hóa bởi mã độc tống tiền (ransomware).
- Sao lưu vào các dịch vụ đám mây an toàn hoặc ổ cứng ngoại vi.
- Đảm bảo rằng các bản sao lưu này cũng được mã hóa để bảo vệ thông tin.
d. Tăng cường nhận thức về bảo mật
Tất cả nhân viên cần phải được đào tạo và nâng cao nhận thức về các nguy cơ bảo mật khi làm việc từ xa. Các khóa đào tạo về an ninh mạng là cần thiết để giúp nhân viên biết cách phát hiện và phản ứng trước các tình huống tấn công mạng.
4. Các khuyến cáo khác về bảo mật khi làm việc từ xa
a. Sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA)
Xác thực hai yếu tố (2FA) là lớp bảo mật bổ sung giúp bảo vệ tài khoản của bạn. Với 2FA, ngoài việc nhập mật khẩu, bạn sẽ cần một mã xác nhận gửi đến điện thoại hoặc email của mình để truy cập vào tài khoản.
- Kích hoạt 2FA trên các tài khoản quan trọng như email, tài khoản làm việc và các ứng dụng quản lý dự án.
b. Phân quyền truy cập
Trong một tổ chức, không phải tất cả mọi người đều cần quyền truy cập vào mọi tài nguyên. Phân quyền truy cập giúp giới hạn quyền truy cập của nhân viên, chỉ cho phép họ truy cập những tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc của mình.
- Xem xét và cập nhật quyền truy cập thường xuyên để tránh lạm dụng quyền hạn.
- Tạo các tài khoản riêng biệt cho các tác vụ khác nhau (quản trị viên, người dùng thường, v.v.).
c. Tạo bản sao lưu định kỳ
Ngoài việc sao lưu thường xuyên, hãy đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch sao lưu khẩn cấp trong trường hợp mất mát dữ liệu nghiêm trọng. Các bản sao lưu này cần được bảo vệ chặt chẽ và có khả năng khôi phục nhanh chóng.
d. Kiểm tra thiết bị định kỳ
Việc kiểm tra thiết bị thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện ra những dấu hiệu bất thường có thể là dấu hiệu của một cuộc tấn công mạng.
- Cài đặt phần mềm giám sát hệ thống để theo dõi các hoạt động bất thường.
- Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ trên các thiết bị cá nhân và thiết bị của công ty.
5. Một số lưu ý bổ sung khi làm việc từ xa
a. Không sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc
Nếu có thể, hãy sử dụng các thiết bị chuyên biệt để làm việc và thiết bị khác cho mục đích cá nhân. Điều này giúp tách biệt thông tin cá nhân và công việc, giảm nguy cơ mất mát dữ liệu khi một thiết bị bị xâm nhập.
b. Không chia sẻ mật khẩu
Không chia sẻ mật khẩu với bất kỳ ai, ngay cả với đồng nghiệp hoặc người quản lý, để tránh các rủi ro bảo mật không cần thiết. Sử dụng trình quản lý mật khẩu nếu cần lưu trữ mật khẩu an toàn.
c. Cẩn trọng với ứng dụng bên thứ ba
Khi cài đặt các ứng dụng hỗ trợ công việc, chỉ cài đặt từ các nguồn đáng tin cậy như Google Play hoặc App Store. Tránh cài đặt các ứng dụng từ bên thứ ba có thể chứa mã độc.
d. Tắt thiết bị khi không sử dụng
Tắt thiết bị khi không sử dụng giúp giảm thiểu nguy cơ bị tấn công qua mạng khi bạn không có mặt để giám sát.
Việc làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự thận trọng và các biện pháp bảo mật kỹ lưỡng. Bằng cách tuân thủ các khuyến cáo bảo mật kể trên, bạn sẽ giảm thiểu đáng kể các nguy cơ bị tấn công mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tổ chức một cách hiệu quả.
An ninh mạng không chỉ là trách nhiệm của riêng đội ngũ IT mà cần sự hợp tác từ mọi nhân viên trong tổ chức.